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PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE LA INFORMACIÓN SOBRE DATOS PERSONALES CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE ARAUCA-COMFIAR

Fecha Publicación: 2017-01-11

 


I. FUNDAMENTO NORMATIVO


Mediante la Ley estatutaria 1581 de 2012, el legislador dictó las disposiciones generales para la protección de datos personales en nuestro país, teniendo por objeto, de conformidad con lo establecido en el artículo 1°, “(…) “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.”

 

Que por su parte, el decreto 1377 de 2013, reglamentó parcialmente la precitada ley 1581 de 2013, indicado en su artículo 13, que los responsables del tratamiento, deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas, y que dichas políticas de Tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.


Que en consecuencia, es imperativo dar cumplimiento a la normativa en mención, por lo que así, la Caja de Compensación familiar de Arauca-COMFIAR, adopta la presente política de tratamiento de datos personales que se recopilen y/o registren en cualquier base o banco de datos que se erija en esta Corporación, con ocasión de cualquier actividad que adelante esta, y que conlleve el tratamiento de datos personales, así como los procedimientos para efectivizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2013, y su decreto reglamentario.

 

Esta política y procedimientos serán de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, contratistas, convinientes, y/o personas con los que establezca alianzas la Corporación.

 

 

II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.


La Caja de Compensación Familiar de Arauca-COMFIAR, identificada con Nit. 800.219.488-4, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se registren con ocasión de cualquier actividad que realice la Corporación en desarrollo de su objeto social, inclusive en las actividades de selección de personal, y relaciones laborales.

El domicilio de COMFIAR, es la ciudad de Arauca, Departamento de Arauca, con sede administrativa ubicada en la calle 22 no. 16-51 de la ciudad de Arauca; correo electrónico: protecciondatospersonales@comfiar.com.co, y teléfono 885 8000.


III. DEFINICIONES.


De conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, en conjunto con el artículo 3 del decreto 1377 de 2013, se transcriben las siguientes definiciones:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
 

 

IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.


De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son los principios para el tratamiento de datos personales:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;


h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

V. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.


Sin perjuicio del tratamiento de datos personales, requerido por COMFIAR, en ejercicio de su función legal primigenia relacionada con el sistema del subsidio familiar, -tanto con sus afiliados como con los trabajadores y núcleo familiar-, y en general de las demás actividades y/o funciones que deba ejercer por mandato legal, los datos personales recopilados y/o que se recopilaren por cualquier medio, con ocasión de las diferentes actividades y servicios desarrolladas por la misma, serán tratados de manera lícita y leal, para ofrecer los programas, servicios y productos, desarrollo de campañas promocionales, ofertas de servicios y programas de fidelización diseñados, implementados y administrados por COMFIAR o de un tercero en calidad de contratista, conviniente y/o aliado comercial de COMFIAR, en virtud del cual los usuarios tendrán derecho a conocer los productos y/o servicios.


Adicionalmente, los datos personales serán utilizados para fines de mercadeo, gestión de cobranza, estudios de mercado, comercialización, promoción de productos, programas, proyectos o servicios de COMFIAR o de empresas asociadas o vinculadas a COMFIAR, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.


En todo caso, el titular del dato siempre tendrá la opción de solicitar al emisor de los mensajes comerciales o publicitarios que cese de enviarle ese tipo de información.


De igual manera, la dirección de correo electrónico y datos personales, que han sido suministrados por el titular del dato podrá ser utilizada por COMFIAR, o por otra entidad con la que COMFIAR tenga una relación contractual y/o comercial, para enviar información relacionada con COMFIAR o cualquier otro producto o servicio.

 


VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.


De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 20121;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

________________________________________

1 Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

VII. DEBERES DE COMFIAR, COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

 

De conformidad con la normatividad vigente, los siguientes son deberes de COMFIAR, como responsable del tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

VIII. DEBERES DE COMFIAR, CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

 

Los siguientes son los deberes que COMFIAR, deberá cumplir cuando actúe en calidad de encargado del tratamiento de datos:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, COMFIAR deberá cumplir con los deberes previstos para cada uno respectivamente.

 

 

IX. DATOS SENSIBLES.

 

De conformidad con la normatividad vigente, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 


X. Tratamiento de datos sensibles.

 

Según lo preceptuado en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012, se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

XI. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

 

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.


Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

 

 

XII. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

 

Al interior de la Caja de Compensación Familiar de Arauca-COMFIAR, se designa al profesional de apoyo calidad, como área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

La anterior designación, sin perjuicio de la responsabilidad conjunta, -de la respectiva Jefatura de División (es) y/o Sección (es), y/o empleado (s) encargado (s) del tratamiento de la información al interior de la Corporación-, en la atención oportuna de la petición, consulta y/o reclamo, una vez trasladada y puesta en conocimiento por el profesional de apoyo de calidad.

 

XIII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

 

Consultas.

Todas las consultas que realice el Titular o sus causahabientes relacionada con la información personal que repose en cualquier base de datos o registro que lleve COMFIAR, será canalizada a través del Profesional de Apoyo de Calidad, la cual puede ser contactada en la dirección principal calle 22 no. 16-51 de la ciudad de Arauca, y/o al correo electrónico: protecciondatospersonales@comfiar.com.co, siendo necesario dejar prueba de la fecha de recibo y de la identidad del solicitante.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos y/o registro que lleve COMFIAR, deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante esta Corporación, mediante escrito, canalizado a través del profesional de apoyo de calidad como área responsable, en la dirección principal calle 22 no. 16-51 de la ciudad de Arauca, y/o al correo electrónico: protecciondatospersonales@comfiar.com.co, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Caja de Compensación Familiar de Arauca-COMFIAR, el cual deberá contener:

- Identificación del Titular del dato personal, y/o su representante. En caso que el titular actúe a través de un tercero, el escrito de reclamación deberá presentarse en medio físico en las instalaciones de la sede principal de la Corporación, acompañado del respectivo poder original debidamente otorgado con nota de presentación personal ante autoridad competente, e identificación del representante.

-La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

- La dirección física y/o electrónica para notificaciones.

- Los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Requisito de procedibilidad.

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, “(…) El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.”

 

XIV. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

 

El período de vigencia de la información será igual al tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

XV. VIGENCIA.

El presente manual de políticas y procedimientos, rige a partir de su expedición.

 

 

EHIANA GALEANO REYES

Directora Administrativa COMFIAR
 



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